Suivi et évaluation

Comment savoir si les objectifs du projet ont été atteints ? Une fois que vous aurez décomposé vos objectifs en tâches clés à effectuer, vous devrez déterminer comment mesurer leurs résultats ainsi que les principaux effets produits par votre projet. C’est ce que l’on appelle le suivi, auquel il est conseillé de procéder dès le début du projet. Il s’agit d’une opération cruciale qui permet d’obtenir les éléments nécessaires pour montrer que le projet a réellement accompli ce pour quoi il a été conçu. Il est donc indispensable de mettre en place un mécanisme qui vous permettra de mesurer les résultats; c’est ce que l’on appelle souvent des indicateurs. Il vous faudra définir des indicateurs correspondant aux différentes tâches définies durant la phase de mise en œuvre et de coordination du projet afin de déterminer dans quelle mesure le projet est en bonne voie d’atteindre les objectifs fixés. Gardez à l’esprit que le plan de suivi doit être établi avant de lancer la mise en œuvre du projet. Enfin, une fois que ce plan est prêt et que la mise en œuvre est lancée, n’oubliez pas d’effectuer un suivi à intervalle régulier (tous les 3 ou 4 mois par exemple).

Avant de lancer la mise en œuvre de votre projet, faites le point sur les informations que vous devrez présenter au(x) donateur(s) à la fin du projet. Réfléchissez ensuite à la manière dont vous collecterez ces informations pendant toute la durée du projet. Tous ces éléments pourront également être intégrés à votre plan de suivi. Attention, certains donateurs définissent des modèles ou des schémas de présentation des rapports à produire une fois le projet terminé. Les rapports destinés aux donateurs peuvent inclure à la fois un résumé financier et les résultats obtenus à l’issue du projet.

Une fois que le projet touche à sa fin, il vous incombe (ainsi qu’à votre équipe) de noter par écrit les résultats du projet. Essayez de répondre de la manière la plus détaillée possible à la question : quels sont les résultats du projet et comment ont-ils été obtenus ? Comme nous l’avons indiqué plus haut, les donateurs exigent parfois qu’on leur remette des rapports de projet mais, même si ce n’est pas le cas, vous avez tout intérêt à en rédiger un. Les rapports constituent des outils de communication qu’il est utile de diffuser auprès de la communauté et des pouvoirs publics au niveau national et local. Ce sont également de précieuses contributions aux projets futurs.

C’est habituellement à la fin du projet que l’on procède aux évaluations. Les évaluations ont pour objet de déterminer si le projet a produit des effets ou des changements significatifs, ce qui n’est généralement mesurable que sur la durée. C’est la raison pour laquelle les évaluations sont recommandées dans le cas des projets d’une durée supérieure à deux ans au moins. Si le projet dure longtemps, envisagez de mener une évaluation. Cette opération a une incidence sur le plan financier car il est nécessaire d’engager un expert externe pour diriger l’évaluation, ce qui se répercutera sur votre budget.

Quels sont les enseignements que d’autres pourront tirer de votre expérience ? Comment les autres pourront éviter les difficultés auxquelles vous avez dû faire face ? A la fin du projet, il est indispensable de noter par écrit les difficultés que vous aurez rencontrées tout au long de la mise en œuvre ainsi que les solutions que vous aurez trouvées pour y remédier. Efforcez-vous de décrire ce qui a bien ou moins bien marché, indiquez à l’attention d’autres équipes de projet en quoi vous leur conseilleriez d’agir différemment. Vous pouvez intégrer ces éléments au rapport final du projet. Ces informations seront une aide précieuse pour d’autres organisations de jeunesse qui se lancent dans des initiatives similaires, mais aussi pour les projets futurs de votre propre organisation.

Liens vers des outils et des directives

• Evaluation Toolbox
  Elaborez un plan de suivi en sept étapes
• Google
  Comment utiliser Google Analytics dans le cadre du suivi
• ONU Femmes
  Le suivi de projet selon ONU Femmes – pp. 126-146
• Wikipedia
  Que signifient suivi et évaluation ?
• World Health Organization
  Comment élaborer un plan de suivi et d’évaluation
 – p. 100-104.