Mise en œuvre et coordination

Revenons au plan initial du projet, dans lequel vous avez défini les objectifs et les résultats que vous souhaitez atteindre. Au cours de cette étape, chaque objectif sera décomposé en tâches et en activités à effectuer afin d’obtenir les résultats attendus. Pour chaque objectif du projet, vous devrez donc sélectionner plusieurs actions clés (entre 2 et 5) en vue d’atteindre l’objectif fixé. Mieux vaut viser la qualité que la quantité. Ce qui signifie qu’il vaut souvent mieux se concentrer sur deux tâches essentielles qui auront un impact significatif plutôt que de se lancer dans un grand nombre d’activités de moindre portée. Choisissez les actions qui contribueront réellement aux changements que vous voulez susciter grâce à votre projet. Ayez en outre à l’esprit le changement à long terme que vous imaginez et prévoyez des actions qui rendront ce changement durable, même une fois le projet achevé. Pendant la mise en œuvre du projet, demandez-vous si ce que vous faites contribue aux objectifs fixés.

Un contrôle financier approprié et une gestion du temps efficace en vue d’atteindre les objectifs du projet sont deux des principales caractéristiques d’une bonne gestion de projet. Vous veillerez à ce que les tâches à effectuer s’inscrivent dans les limites du budget que vous avez établi. Au début de la mise en œuvre du projet, assurez-vous que les dépenses n’entraînent pas de dépassement du budget. Réexaminez sans cesse votre budget. Vous vous souvenez des délais que vous avez fixés pour la réalisation du projet ? Il s’agit à présent d’y intégrer les tâches que vous venez de définir afin d’établir un calendrier de travail, en prévoyant le moment auquel vous effectuerez chacune des tâches ainsi que leur durée. Lorsque la mise en œuvre du projet démarre, servez-vous du calendrier pour vérifier ce qui a été fait ou reste à faire et confirmer que votre projet ne prend pas de retard. Vous serez ainsi en mesure de suivre la progression de votre projet.

Un projet n’est pas toujours une entreprise individuelle. Si vous faites partie d’une organisation, alors d’autres membres de cette organisation participeront sans doute au projet. Vous pouvez également faire en sorte que votre organisation travaille en partenariat avec une autre organisation (ou plusieurs). Au début du projet, il est donc indispensable de définir les rôles (qui fait quoi) et les responsabilités (qui prend les décisions, qui est responsable de quoi) de chacun des membres de l’équipe. Il est également nécessaire de désigner le chef de projet, qui devra veiller à ce que tout se déroule sans heurt. Enfin, si le projet exige des compétences dont votre organisation ne dispose pas, il faudra peut-être envisager de recruter des personnes supplémentaires.

La mise en œuvre de votre projet ne sera pas un processus isolé, elle entraînera la participation d’autres parties prenantes, que ce soit la communauté dans laquelle vous travaillez, les donateurs qui financent votre projet ou les pouvoirs publics. Vous veillerez à collaborer avec elles dans l’intérêt du projet. Prenez donc le temps de recenser toutes les parties prenantes, de déterminer quels sont leurs liens avec le projet et de prévoir comment vous travaillerez avec elles pendant toute la durée de la mise en œuvre.

Nous parlerons ici de gestion du risque (mouseover with a risk definition). Au cours de la mise en œuvre de votre projet, il est très probable que vous vous heurtiez à des obstacles et à des difficultés. Même s’il est impossible de tout maîtriser, il est indispensable de déterminer quels sont les risques qui pourraient compromettre le projet et de prévoir des solutions (juste au cas où). Les risques peuvent être d’ordre politique, technique ou financier. Essayez par conséquent de dresser la liste des événements ou des éléments qui pourraient nuire à votre projet et réfléchissez à des solutions qui permettraient d’atténuer ces risques ainsi qu’à des mécanismes de réaction potentiels.

Liens vers des outils et des directives

• Facebook
  Comment lancer un appel à l’action sur Facebook
• Diagramme de Gantt
  Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt, comment s’en servir pour planifier le projet ?
• Microsoft Office
  Modèles de calendriers et d’échéanciers
• Project Connections
  Modèle d’organisation des équipes et de répartition des tâches
• ONU Femmes
  Comment commencer la mise en œuvre de votre projet – pp. 117-120
• WikiHow
  Modèle de diagramme de Gantt pour Exce
• Youtube Comment créer un diagramme de Gantt simple (tutoriel vidéo)